Работаем с чек-листами. Кейсы ITSM 365

Расскажем и покажем на примерах, в чем плюсы чек-листов, как и для кого их использовать в облачном ИТ-решении.

Что такое чек-лист

Чек-лист – это список задач или дел, который необходимо выполнить или проверить в определенной последовательности.

В сервис деск чек-листы пригодятся, когда большую задачу нужно разбить на несколько маленьких и не держать в голове очередность действий.

Когда подзадача завершена, нужно «чекнуть» ее, тем самым изменить статус на «Сделано». В результате по чек-листу легко понять, что уже выполнено, а что – осталось.

В чем отличия от процесса управления задачами

В ITSM 365 есть готовый процесс для работы с задачами. Это позволяет распараллелить разные работы по одной заявке или, например, выполнять поручения, которые не связаны с заявкой или запросом на изменение.

В задачи включены этапы выполнения, контроль дедлайнов, возможно обсуждение работ в комментариях.

По сравнению с задачами, чек-листы – более простой инструмент, где только два состояния: «Не выполнено» и «Выполнено». Они подойдут, когда нужно отразить список работ без детализации действий.

Как предлагаем использовать чек-листы

Кейс 1. Автоматическое наполнение чек-листа из регламентных работ

Допустим, компания «Ромашка» обслуживает офисные помещения: ремонтирует технику, мебель, сантехнику.

Раз в месяц у компании запланированы работы по техническому обслуживанию офисов своих клиентов. Инженер Иван выезжает на объекты, где проверяет:

1. Сантехнику. Это обследование и оценка состояния инженерных сетей и коммуникаций, сантехнического оборудования, ремонт, если требуется.
2. Электричество. Это замена ламп, установка розеток и выключателей, осмотр электропроводки.
3. Мебель. Это ремонт дверей и фурнитуры, сборка и починка мебели.
4. Вентиляцию и кондиционеры. Это диагностика систем вентиляции, чистка кондиционеров.

Чтобы ничего не упустить, в регламентных работах по компании-клиенту для Ивана заранее в ITSM 365.Outsource заполняется чек-лист.

Кейс 2. Выполнение по чек-листу из мобильного приложения

Рассмотрим на том же примере – компании «Ромашка». Когда наступает дата проверки, Иван выезжает на место. В заявке он видит уже созданный чек-лист и сразу из мобильного приложения отмечает выполненные работы★.

Кейс 3. Ручное составление чек-листа в заявке

Для случаев, когда нет готового алгоритма для автоматического создания чек-листов, пригодится возможность наполнить этот список вручную.

Например, пришла заявка, что в офисе клиента не работает кондиционер. Диспетчер видит, что в ходе эксплуатации по этой модели зафиксированы некоторые особенности и это важно учесть при ремонте. Далее он вручную в заявке создает чек-лист для специалиста, чтобы тот не забыл проверить все детали по списку.

Если вас заинтересовали представленные кейсы, напишите в нашу техподдержку cs@itsm365.com, и мы подготовим инструкцию по настройке.

Также поделитесь, как вы используете чек-листы в своих сервисных компаниях. Самые интересные примеры рассмотрим в следующих выпусках «Лучших практик».