Тарифы
Support
Автоматизация любых сервисных процессов: ИТ, АХО, HR и др. Сертифицировано по ITIL®
Outsource
Автоматизация сервисного обслуживания клиентов в аутсорсинговой компании
Customer
Легкое решение для поддержки ваших внешних клиентов
Решения Тарифы
Support
Автоматизация любых сервисных процессов: ИТ, АХО, HR и др. Сертифицировано по ITIL®
Outsource
Автоматизация сервисного обслуживания клиентов в аутсорсинговой компании
Customer
Легкое решение для поддержки ваших внешних клиентов
О насБлогОтзывыКонтактыШкола

Эффективные кадры: возможности автоматизации HR-cлужбы

Кадры решают все даже в век цифровых технологий. С другой стороны, без последних сегодня трудно выстроить эффективную работу с персоналом. О том, какие возможности открывает автоматизация перед кадровыми подразделениями, читайте в материале.

Сервисный подход к HR

Как и в случае с техподдержкой, автоматизация помогает организовать деятельность HR-службы согласно сервисному подходу. То есть подразделение не просто выполняет отдельные задачи для сотрудников компании, а предоставляет им упорядоченный сервис.

Исходя из этого, можно выделить основные направления, которые затрагивает автоматизация HR-cлужбы:

  • Услуги кадрового подразделения
    Все сотрудники компании должны иметь четкое представление о том, какие задачи выполняет HR-подразделение. При этом необходим структурированный перечень, где можно быстро найти и выбрать нужную услугу.
  • Способы подачи заявок
    HR-специалистам непросто отследить обращения, которые хаотично сыплются через имейл, мессенджеры, корпоративные порталы и другие каналы связи. В итоге запросы сотрудников часто теряются или не выполняются в установленный срок. Автоматизация же обеспечивает единое окно для приема заявок, что позволяет оперативно решать все вопросы сотрудников.
  • Сценарии обработки обращений
    Зачастую камнем преткновения в работе кадровой службы становятся недостаточно четкое разделение сфер ответственности и непродуманные алгоритмы действий при обработке обращений. Системы автоматизации регламентируют и упорядочивают этот процесс.
  • Сроки и условия выполнения запросов
    Важная составляющая сервисного подхода — это работа в соответствии с соглашением SLA, в котором прописываются сроки выполнения запросов и прочие характеристики обслуживания. При помощи автоматизированных систем, к примеру, корпоративных сервис десков, можно быстро настроить параметры SLA и проконтролировать их соблюдение.

Возможности service desk

Сегодня на рынке представлено множество разнообразных цифровых систем, которые автоматизируют работу кадровых служб. Какие-то из них узкоспециализированные и касаются одного направления в рамках HR, например, рекрутинга. Другие охватывают всю деятельность подразделения. У каждого решения есть свои плюсы и минусы.

Вместе с тем для автоматизации HR-службы не всегда нужно искать какой-то новый инструмент. Например, ИТ-подразделения многих компаний уже давно используют в работе легко масштабируемые хелп дески. Эти системы вполне применимы и к кадровым службам. Причем функционал подобных решений далеко не ограничивается фиксацией и обработкой заявок, что само по себе немаловажно. Вот только некоторые возможности таких автоматизированных систем, которые помогут повысить эффективность кадровой службы.

Готовый каталог услуг. Даже в начальных (коробочных) конфигурациях некоторых гибких сервис десков реализованы отдельные соглашения и перечни услуг HR-подразделений. Такие готовые каталоги формируются на основе опыта и реальных кейсов множества организацией из разных отраслей бизнеса. Хотя в каждой компании могут встречаться специфические запросы в связи с особенностями процессов, наиболее востребованные услуги идентичны.

Примеры услуг кадрового подразделения из готового каталога в ITSM 365

В итоге весь перечень кадровых сервисов доступен в одной системе, что помогает пользователям быстрее сориентироваться при подаче заявок в HR-службу.

К слову, определение «готовый» вовсе не означает, что каталог нельзя изменять и развивать. При необходимости в него можно добавлять новые услуги или, напротив, удалять неактуальные. Есть возможность делить масштабные сервисы на несколько более мелких. По каждой услуге доступна корректировка параметров SLA буквально в несколько кликов. Ведь каталог услуг — это живой организм, который подстраивается под нужды бизнеса и сотрудников компании.

Аналитика и отчетность. Ряд корпоративных service desk по умолчанию содержит базовый набор универсальных отчетов, которые могут применяться и в HR-службах. Они вскрывают проблемы в работе всей команды или конкретного специалиста. Отслеживаются время решения заявок и соблюдения требований SLA, процент просроченных обращений и другие важные моменты. А отчеты по оценкам со стороны сотрудников дают представление о качестве предоставляемого сервиса.

Контролируются в системе автоматизации и статистика по разным видам заявок (возобновленные, закрытые, открытые, решенные и т.д.). А сделать аналитику еще более наглядной помогают функции построения дашбордов по самым разным метрикам.

Дашборд по соблюдению SLA в системе ITSM 365

Если же типовых возможностей аналитики не хватает, то легко масштабируемые сервис дески позволяют моделировать уникальные отчеты. Скажем, можно контролировать количество уволенных и нанятых сотрудников за определенный период или анализировать другие показатели. Все зависит лишь от потребностей бизнеса.

Конструктор кадровых процессов. Базовая автоматизация существенно улучшает результаты деятельности кадрового подразделения. Ведь порядок и омниканальность в работе с заявками — это важные составляющие качественного сервиса. Между тем «коробочных» функций даже самых продвинутых цифровых решений бывает недостаточно для достижения максимальной эффективности HR-службы. Автоматизировать еще больше промежуточных операций в рамках выполнения обращений позволяют специальные BPM-модули, которые реализуют в омниканальных сервис десках. С их помощью в создаваемую заявку по умолчанию можно включить абсолютно все задачи и исполнителей, для каждого из них зафиксировать дедлайны в соответствии с SLA и т.д.

Представим, что в кадровую службу поступил запрос на подготовку к выходу нового сотрудника. Такая задача нередко становится головной болью для HR-специалиста. Ему нужно не только оформить документы, но и проследить, чтобы новичку предоставили оборудование, мебель и канцелярские принадлежности, дали доступы ко всем необходимым сервисам и ресурсам. Как куратор процесса сотрудник кадровой службы привлекает коллег из АХО и ИТ-отдела и замыкает на себе коммуникацию по задаче. Он должен получить все согласования, уточнить массу деталей (график работы, зарплату, кабинет), проконтролировать, чтобы никто ничего не забыл.

В зависимости от степени автоматизации кадровой службы возможны три варианта развития событий 📝


  • Отсутствие автоматизации

    Руководитель будущего сотрудника просит коллег из кадровой службы подготовить все необходимое. Причем запрос может «прилететь» HR-специалисту по почте, телефону, мессенджеру или даже в ходе случайной встречи в коридоре. Затем уже сам менеджер по персоналу начинает взаимодействовать по задаче с каждым смежным сервисным подразделением отдельно. Притом нередко также используются разные каналы связи, которые никак не синхронизированы между собой. На кадрового специалиста обрушивается шквал разрозненных вопросов, уточнений, а иногда и претензий со стороны коллег. Всем нужно напоминать о сроках и других важных моментах. Процесс затягивается и буксует, время заканчивается, а нервы HR-специалиста на пределе.

Подготовка к выходу нового сотрудника

  • Базовая автоматизация

    Вариант «беседы в коридоре» в таком случае исключен. Любой запрос должен поступать в HR-службу через систему service desk вне зависимости от канала, по которому он был отправлен. В системе автоматически назначаются исполнители из кадрового подразделения и сроки выполнения задач, ведется вся коммуникация между специалистами HR-службы, АХО и ИТ-отдела.

    Однако после получения заявки менеджер по персоналу должен сам назначить в системе ответственных по отдельным задачам из смежных сервисных структур.


  • Автоматизация с использованием BPM-модуля

    В заявке по умолчанию фиксируется, кто и к какому сроку должен подготовить документы, предоставить все необходимое для рабочего места и подключить нового сотрудника к внутренним цифровым сервисам и ресурсам.

    По мере выполнения тех или иных операций меняется статус обращения. В отдельную задачу можно выделить согласования со стороны высшего руководства компании. Каждый задействованный в процессе специалист получает уведомления о завершении определенного этапа или о назначении себя ответственным за выполнение какой-либо задачи. Словом, все происходит в одной системе, что помогает HR-специалистам координировать действия коллег. Как итог, новый сотрудник сразу получает все необходимое и готов незамедлительно приступать к работе.

  • Автоматизация подготовки к выходу нового сотрудника с помощью сервис деска

    ***

    Словом, сфера применения систем service desk уже давно охватывает абсолютно все сервисные подразделения, включая кадровую службу. В таких решениях появляются новые полезные функции, которые помогают HR-специалистам повысить эффективность и технологичность рабочих процессов и облегчить для себя выполнение целого ряда задач. Для всех сотрудников компании подобные системы «раскладывают по полочкам» услуги кадрового подразделения и делают взаимодействие с ним более удобным. Руководство же получает гибкие инструменты аналитики, которые позволяют правильно выстроить KPI и систему мотивации, выявить узкие места и зоны роста в работе менеджеров по персоналу.

    Готовы попробовать? Для вас доступна бесплатная 14-дневная версия системы.

    Поделиться Твитнуть Поделиться
    Запрос на консультацию
    Ваш запрос отправлен
    Наши менеджеры свяжутся с вами в ближайшее время